Meski Microsoft Office Word terbilang aplikasi yang memiliki banyak penggemar, namun cara membuat grafik di Word sepertinya belum banyak diketahui. Selama ini, Microsoft Excel masih menjadi aplikasi yang paling sering digunakan untuk membuat grafik. Sebenarnya Microsoft Word juga memiliki fitur-fitur yang dapat digunakan untuk membuat grafik.
Persiapan Membuat Grafik di Word
Bagi mereka yang pekerjaannya bergelut dengan angka dan data, tentu tidak asing dengan pembuatan grafik. Menyimak tutorial berikut akan menambah kepiawaian mengolah data-data dan menyajikannya dalam bentuk grafik menggunakan Microsoft Word dengan mudah, bahkan untuk Anda yang awam sekalipun.
Menyusun Tabel Data di Word
Sebelum masuk ke pembuatan grafik di Word tentu kita perlu mengantongi data-datanya terlebih dahulu, sebagai material yang akan diolah menjadi grafik. Data tersebut kemudian dituangkan ke bentuk tabel, yang dapat dibuat langsung di Word atau mengambilnya dari Excel. Di sini akan diuraikan cara membuat tabel data di Word.
- Posisikan kursor di mana Anda akan membuat tabel data, lalu buka menu “Insert”, kemudian klik “Table”.
- Ketika Anda menyorot bagian kotak-kotak horizontal dan vertikal, secara otomatis tabel akan muncul di lembar kerja sebanyak kotak yang disorot.
- Tempatkan kursor di masing-masing kolom untuk mengisinya dengan teks atau angka.
- Jika memang sudah memiliki teks atau data untuk dipindahkan ke tabel, Anda tinggal menyorotnya lalu klik tombol drop-down dan pilih “Convert Text to Table”. Pilihan “AutoFit Behavior” di kotak dialog akan mengatur supaya lebar kolom-kolom pada tabel otomatis menyesuaikan dengan panjangnya teks. Opsi “Separate Text at” berfungsi untuk mengatur agar Word tidak salah memasukkan teks pada tabel.
- Pada menu-menu di “Table Tools”, Anda dapat memodifikasi bentuk tabel. Misalnya menu “Layout” untuk mengatur tinggi atau lebar kolom, atau menu “Design” untuk menambahkan warna.
Lebih detail mengenai pembuatan tabel, silakan ikuti tutorial Cara Membuat Tabel di Microsoft Word.
Mengimpor Data dari Format Excel
Apabila tabel data sudah tersedia dalam format Excel, Anda hanya perlu menyalin data di Excel tersebut lalu menempelkan di lembar kerja Word. Supaya tabel yang diambil dari Excel memiliki tampilan sesuai aslinya ikuti langkah-langkah berikut.
- Buka file Excel yang memuat data yang akan disalin.
- Berikan garis pada tabel agar tampilannya rapi saat ditempel di Word.
- Sorot semua bagian tabel yang akan disalin lalu klik kanan dan pilih “Copy” atau tekan tombol “Ctrl” dan “C” bersamaan.
- Buka lembar kerja di Word yang menjadi tujuan untuk menempelkan tabel. Simpan kursor di tempat tabel akan ditempel lalu klik kanan dan pilih paste atau tekan tombol “Ctrl” dan “V” bersamaan.
- Tabel siap untuk diolah menjadi grafik.
- Jika sudah memiliki data dan grafik dalam bentuk Excel dapat langsung disisipkan sekalian ke dokumen Word, jadi Anda tidak perlu membuat ulang grafiknya.
Macam-Macam Grafik di Microsoft Word
Untuk dapat memilih grafik yang tepat, sangat penting untuk mengetahui macam-macam grafik yang ada di Word. Di bawah ini beberapa model grafik yang dapat dipilih sesuai kebutuhan:
Grafik Kolom
Grafik jenis ini biasa digunakan untuk memperlihatkan perbandingan pada data yang ditampilkan dalam bentuk batang vertikal.
Grafik Garis
Titik-titik data yang dihubungkan dengan garis dipakai untuk menunjukkan tren. Grafik garis membantu pembaca melihat kecenderungan atau tren dari waktu ke waktu, apakah menurun atau meningkat.
Grafik Batang
Bar chart atau grafik batang kegunaannya mirip grafik kolom tapi berbentuk batang horizontal.
Tahapan Inti Cara Membuat Grafik di Word
Setelah beres dengan tabel dan mengetahui macam-macam grafik, saatnya mempraktikkan cara membuat grafik di Word.
- Buka dokumen Word.
- Letakkan kursor di titik di mana Anda ingin menempatkan grafik.
- Klik tab “Insert” lalu klik Chart.
- Pilih jenis grafik yang akan dipakai, kemudian klik “Ok”. Untuk contoh saya memilih grafik Column.
- Sebuah grafik dan spreadsheet Excel akan muncul di lembar kerja.
- Hapus semua data di spreadsheet Excel. Kemudian masukkan data dengan cara salin data pada tabel yang telah dibuat di Word lalu tempelkan di spreadsheet Excel tersebut. Data yang dimasukkan ke spreadsheet Excel akan menjadi acuan Word dalam membuat grafik.
- Selesai menginput data, klik “Close” untuk menutup spreadsheet.
- Grafik sudah siap. Jangan lupa untuk memberikan judul yang jelas dan mengambarkan mengenai data yang ditampilkan. Caranya klik tulisan Chart Title, kemudian tuliskan judul grafik.
- Data pada grafik dapat diubah dengan meletakkan kursor di grafik lalu klik kanan dan pilih “Edit data”. Spreadsheet Excel yang memuat data yang telah diinput akan muncul, Anda tinggal melakukan perubahan yang diinginkan.
- Selain mengatur ulang data, grafik yang telah dibuat juga dapat diubah jenisnya. Tinggal mengarahkan kursor ke grafik, lalu klik kanan dan pilih “Change Series Chart Type”.
- Jika ingin menukar data pada kolom dan baris atau sumbu vertikal dan horisontal, arahkan kursor pada grafik lalu masuk ke menu “Design”, kemudian pilih “Switch Row/Column”. Anda juga bisa merubah tata letak grafik pada menu Design.
Untuk referensi, silakan baca juga Cara Membuat Bagan di Word.
Tidak mengherankan jika Microsoft Word memiliki banyak pengguna setia karena memang dapat diandalkan untuk berbagai pekerjaan kantor dan mengolah data, termasuk menyulap data atau menampilkan data menjadi grafik dengan tampilan yang menarik. Demikian tutorial cara membuat grafik di Word yang bisa dibagikan kali ini, semoga bermanfaat.