Cara Membuat Struktur Organisasi di Word Sesuai Dengan Kebutuhan

Pelajari cara membuat struktur organisasi di Word dengan tujuh langkah yang cukup mudah di bawah serta cari tahu mengenai empat model bagan beserta manfaatnya.

Selain Visio pada Microsoft Excel, beberapa dari kita memanfaatkan software seperti Outlook dan PowerPoint untuk menyusun bagan organisasi. Namun, jika kita lebih sering dan familiar menggunakan Microsoft Word, maka membuat struktur organisasi di Word juga bisa dilakukan.

Microsoft Word memberikan menu yang memungkinkan kita untuk menggambar susunan organisasi struktural dengan beberapa template atau design sesuai dengan kebutuhan. Cari tahu lebih dalam tentang cara membuat struktur organisasi di Word berikut ini.

Apa Itu Struktur Organisasi?

Struktur organisasi (organizational structure) adalah bagan atau susunan dengan kotak, garis, maupun foto yang menunjukkan struktur internal sebuah organisasi atau perusahaan.

Bagan org atau organogram ini menggambarkan tingkatan unit-unit kerja dan kepemimpinan dalam organisasi serta bagaimana unit-unit tadi saling terhubung. Bagan ini juga biasanya memberikan info personal dari nama hingga jabatan seseorang dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Desain Struktur Organisasi di MS Word

Setelah mengetahui apa dan seberapa penting suatu struktur organisasi (organizational structure), maka tentunya penting juga memvisualisasikannya dalam bentuk bagan. Disini Program MS Word memberikan fasilitas yang memudahkan kita dalam menciptakan gambar visual tadi.

Berikut beberapa desain struktur organisasi sesuai kebutuhan.

1. Bagan Struktur Organisasi Hierarkis

Design ini paling sering digunakan saat kita hendak menjelaskan kedudukan dan posisi tiap unit dalam organisasi. Dengan posisi pimpinan perusahaan di bagian paling atas, kemudian menurun secara vertikal beberapa unit di bawahnya.

Selain garis vertikal, struktur organisasi hierarkis juga menunjukkan bagan horizontal. Pada bagian ini, bisa kita gunakan untuk menggambarkan hubungan sejajar antar unit atau pegawai dimana mereka memiliki posisi matriks namun dengan tanggung jawab berbeda.

2. Bagan Struktur Organisasi Fungsional

Walaupun bagan struktur organisasi fungsional memiliki design menyerupai struktur organisasi hierarkis, keduanya tentu memiliki beberapa perbedaan. Sama halnya dengan struktur hierarkis, bagan fungsional juga menjabarkan tingkatan dalam garis vertikal dan horizontal.

Hanya saja, desain ini memberikan informasi lebih detail tentang anggota organisasi maupun karyawan perusahaan. Informasi yang ditampilkan bisa berupa nama, foto, nomor induk, posisi/jabatan, kontak, sampai dengan alamat rumah.

3. Bagan Struktur Organisasi Matriks

Bagan struktur organisasi matriks sangat berguna dalam menggambarkan hubungan matriks antara pegawai dan kepada siapa atau unit kerja mana masing-masing dari mereka memiliki tanggung jawab.

Detail pegawai atau anggota dan kepala divisi atau pimpinan dihubungkan dengan garis vertikal putus-putus. Garis putus-putus ini menandakan hubungan tidak langsung antara pegawai dengan pimpinan tadi.

4. Bagan Struktur Organisasi Lingkaran

Dibandingkan dengan tiga design bagan di atas, gambar struktur organisasi lingkaran lebih banyak digunakan oleh perusahaan baru untuk menghilangkan hierarki. Bagan lingkaran ini bertujuan untuk menunjukkan bahwa masing-masing bagian atau unit kerja adalah bagian dari satu tim dan semuanya berperan penting.

Dalam satu lingkaran kita bisa pisahkan menjadi beberapa bagian sesuai divisi yang ada hingga semuanya terjalin dan membentuk bulatan sempurna.

Cara Membuat Struktur Organisasi di Word Dalam 7 Langkah

Setelah menentukan design mana yang paling cocok dengan kebutuhan dan kita siap dengan informasi untuk tiap kotak pada bagan, berikut ini langkah-langkah sederhana cara membuat struktur organisasi di Word.

  1. Pertama, buka program Microsoft Word pada komputer atau laptop. Setelahnya, pilih tab menu Insert di bagian atas.
  1. Dari beberapa menu yang muncul pada pilihan tab Insert, klik fitur “SmartArt” pada bagian “Illustrations”.

cara membuat struktur organisasi di word

  1. Setelah mengklik “SmartArt”, akan muncul beberapa pilihan bentuk struktur organisasi sesuai kebutuhan. Masing-masing dari design dikelompokkan sesuai kebutuhan kita, yakni List, Process, Cycle, Hierarchy, Relationship, Matrix, dan Pyramid. Pilih salah satu.

kotak dialog pemilihan jenis struktur organisasi

  1. Setelah menentukan bentuk sesuai kebutuhan, selanjutnya kita menambahkan tulisan pada kolom-kolom yang ada. Cara ini mirip dengan menulis pada kolom di PowerPoint, yaitu dengan mengarahkan kursor mouse ke kolom, kemudian lakukan klik.

ganti tulisan pada struktur organisasi

  1. Setelah selesai menambahkan tulisan dalam struktur organisasi tersebut, kita bisa merubah atau memberi kolom tambahan jika dirasa masih perlu. Untuk menambah kolom, klik “Add Shape” pada tabSmartArt Tools Design”. Kemudian pilih letak kolom tambahan tersebut.

Add Shape After: menambahkan kolom setelah kolom yang dipilih

Add Shape Before: menambahkan kolom sebelum kolom yang dipilih

Add Shape Above: menambahkan kolom di atas kolom yang dipilih

Add Shape Below: menambahkan kolom di bawah kolom yang dipilih

cara menambah kotak struktur shape

  1. Untuk memberi warna pada setiap kolom, “Change Colors” pada menu bisa kita gunakan.

merubah warna struktur organisasi word

  1. Selain menambah kolom dan merubah warna, kita juga bisa melakukan perubahan bentuk kotak, ukuran garis, ukuran huruf, maupun menambahkan efek tiga dimensi dengan menggunakan “Edit Text“, “Change Shape”, dan “Format Shape”.

Contoh hasil pembuatan dan perubahan yang saya lakukan, tampak seperti gambar di bawah ini.

contoh hasil pembuatan struktur organisasi di word

Jika ingin menambahkan nama pejabat di bawah jabatannya, Anda tinggal menambahkan tulisan di bawah jabatannya tersebut.

Jika ingin bentuk struktur organisasi yang ada fotonya, saran saya pada SmartArt, pilih jenis Hierarchy, kemudian pilih Picture Organization Chart.

Jadi tool SmartArt pada Word menurut saya sudah cukup untuk membuat berbagai macam bentuk struktur organisasi. Anda tinggal memodifikasi dan mengkreasikannya sesuai kebutuhan.

Jika ingin membuat brosur, pelajari caranya pada artikel Cara Membuat Brosur di Word dan jika ingin merubah file Word ke PDF, caranya ada di artikel Cara Mengubah Word ke PDF di Laptop Tanpa Aplikasi Tambahan.

Itulah tadi penjelasan tentang berbagai design bagan organisasi beserta perbedaannnya, dan juga cara membuat struktur organisasi di word dengan memanfaatkan fitur “SmartArt”. Selain membantu kita untuk membuat bagan, tool ini juga bisa digunakan untuk menggambar siklus, daftar, maupun suatu proses.