Ukuran dokumen word yang besar dapat membuat ruang dalam komputer anda habis dengan cepat. Berikut adalah cara mengecilkan ukuran file word dengan mudah dan cepat.
Microsoft Word adalah aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah kata. Berkas yang dihasilkan pun ukurannya variatif, hal tersebut ditentukan oleh banyaknya halaman. Namun dalam penggunaannya, tidak jarang anda menambahkan gambar, tabel, grafik dan yang lainnya.
Hal tersebut menyebabkan ukuran dokumen Microsoft Word menjadi besar dan bahkan bisa mencapai lebih dari 10 MB, sehingga memakan banyak ruang kosong yang ada dalam penyimpanan anda. Selain penyimpanan, penggunaannya juga akan terbatas apabila ada pembatasan ukuran maksimum berkas yang dapat diupload di situs tertentu.
Artikel ini berisi tentang cara mengecilkan file word tanpa menghilangkan data yang ada di dalamnya. Adapun aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Word itu sendiri atau dengan bantuan website secara online.
Cara Mengecilkan Ukuran File Word Menggunakan Microsoft Word
Untuk metode ini, anda tidak perlu menghapus apapun, baik itu halaman maupun tulisan. Dengan menggunakan fitur compress images di semua versi Microsoft Word (2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019) anda hanya akan mengecilkan file gambar yang sudah anda masukkan ke dalam dokumen Word.
Adapun cara kompres file Word tersebut yaitu:
- Buka Program Microsoft Word.
- Buka dokumen Word yang akan dikompres.
- Klik salah satu gambar.
- Klik tab Format.
- Klik Compress Pictures.
- Unceklis kotak Apply only to this picture.
- Pilih opsi Resolution yang tersedia.
- Klik OK.
- Save dokumen Word.
Untuk gambaran tahapan yang disertai dengan gambar ilustrasi, bisa Anda lihat pada tutorial berikut ini.
- Buka berkas Word yang ingin anda kecilkan ukurannya dan klik kiri pada gambar yang ada di dalamnya, sehingga akan memunculkan menu baru berupa Picture Tools. Kemudian, pada menu tersebut klik Format, dan anda bisa memilih Compress Pictures.
- Pada kotak dialog Compress Pictures yang muncul, di bagian Compression Options unceklis Apply only to this picture agar semua gambar di dokumen word tersebut di compress ukurannya.
Di bagian Resolution, pilih opsi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya saya memilih E-mail (96 ppi). Contoh pengaturan yang saya lakukan, terlihat seperti gambar di bawah ini.
Catatan:
Pilihan pengaturan pada kotak dialog Compress Pictures mungkin agak sedikit berbeda tergantung versi Microsoft Word yang digunakan. Jadi silahkan disesuaikan dengan versi Word yang Anda gunakan.
- Terakhir, klik OK dan jangan lupa untuk menyimpan berkas anda setelah melakukan proses ini agar ukuran file Word nya bisa mengecil.
Mengecilkan Ukuran File Word Dengan Mengkompres Gambar Sebelum Dimasukkan ke Word
Anda bisa menggunakan website seperti tinyjpg.com untuk mengompres ukuran foto atau gambar yang akan dimasukkan ke dalam dokumen word. Namun, jika hasil kompres gambar menghasilkan gambar yang pecah dan kurang enak dilihat. Anda dapat menggunakan metode manual.
Adapun metode manual yang dapat anda lakukan adalah menggunakan aplikasi pengubah gambar seperti Photoshop dan yang lainnya. Hal ini memberikan anda kebebasan untuk mengatur kualitas gambar yang ingin anda gunakan sekaligus mengecilkan ukurannya.
Jika anda tidak mahir Photoshop, anda dapat menggunakan aplikasi bawaan Windows, yakni Paint. Anda dapat membuka gambar anda dan klik “Save As” dan pilih JPG atau JPEG. Hal ini dapat menjaga kualitas gambar sekaligus mengecilkan ukurannya (namun tidak begitu besar).
Untuk menambah referensi, silahkan baca juga artikel Cara Mengecilkan Ukuran Foto di HP & Laptop Dengan Mudah
Apabila cara ini terlalu rumit, dan anda tidak ingin membuka berkas Word yang sudah dikerjakan. Maka metode ketiga adalah pilihan yang tepat. Yang anda butuhkan hanyalah koneksi internet.
Cara Mengecilkan Ukuran File Word Menggunakan Website atau Online Tool
Ada juga cara memperkecil ukuran file word menggunakan website yang menyediakan layanan mengompres berkas Word. Terdapat banyak website di mesin pencarian Google, dan banyak dari mereka adalah layanan berbayar atau harus berlangganan terlebih dahulu. Berikut ini adalah beberapa website yang direkomendasikan dan memiliki pelayanan yang gratis.
1. Youcompress
Youcompress adalah website yang menyediakan layanan untuk membantu mengecilkan berkas Word. Anda tidak perlu lagi memasang program dan hasilnya juga tanpa watermark.
Buka web browser anda dan buka tautan https://www.youcompress.com/word/ dan klik Select File… pilihlah berkas-berkas dengan format file doc/docs/docm dan klik Open.
Setelah itu, klik tombol Upload File & Compress pada website Youcompress. Tunggu beberapa saat proses kompres dan anda dapat mengunduh kembali berkas yang telah anda unggah dengan cara klik download. Maka anda akan mendapatkan berkas yang telah diperkecil ukurannya.
Dari tes yang saya lakukan seperti bisa dilihat pada gambar di atas, ukuran file Word 256.42 kb bisa diperkecil menjadi 196.28 kb atau diperkecil sebesar 23.45%. Dan saya coba lihat di Microsoft Word, dokumen hasil compress terlihat tidak banyak yang berubah.
2. Wecompress
Wecompress adalah website yang mirip dengan Youcompress. Anda dapat memilih diantara keduanya, tergantung dari selera pribadi masing-masing lebih nyaman yang mana. Perbedaannya, pada Wecompress anda juga dapat mengompres ukuran berkas berupa file pdf, powerpoint, excel, dan bahkan file gambar seperti JPEG dan PNG.
Cara menggunakan Wecompress adalah dengan membuka web browser anda dan menuju ke https://www.wecompress.com/en/ dan klik tanda + besar yang ada di tengah halaman website.
Pilih dokumen Word yang anda inginkan dan klik Open. Tunggu beberapa saat proses kompres dan akan muncul tulisan file ready. Kemudian klik tombol Download. Hal tersebut akan mengunduh kembali berkas yang anda unggah. Setelah selesai, anda akan mendapatkan berkas Word dengan ukuran yang lebih kecil.
Kalau melihat gambar di atas, bisa dilihat kalau ukuran file word 256 kb di kompres menjadi 215 kb atau berkurang sekitar 16%. Setelah hasil kompres file di buka di Microsoft Word, teks dan gambar terlihat tidak banyak perubahan.
Demikian artikel informasi tentang cara mengecilkan ukuran file word tanpa merusak kualitas. Perlu diketahui bahwa hasil yang akan anda dapatkan bervariatif tergantung dari metode mana yang anda gunakan dan berapa banyak ada tulisan, halaman, serta gambar dengan resolusi besar. Meskipun demikian, metode-metode yang sudah dijelaskan secara keseluruhan akan memperkecil ukuran file dokumen Word Anda. Semoga bermanfaat.