5 Cara Menyimpan File di Microsoft Word dengan Aman

MS Office memang aplikasi seribu umat, namun masih banyak yang belum mengetahui cara menyimpan file di microsoft word dengan aman. Simak ulasannya di sini.

Aplikasi Microsoft Word (MS Word) merupakan suatu produk software yang umum digunakan guna mengolah teks/tulisan. Pastinya, Anda sebagai pelajar, mahasiswa, pekerja, atau bahkan ibu/bapak rumah tangga sudah familiar dengan penggunaan aplikasi yang lebih sering disebut Word ini.  Namun, masih banyak yang belum tahu cara menyimpan file di microsoft word dengan aman.

Tentunya, Anda tidak ingin file yang sudah Anda ketik dalam waktu lama hilang begitu saja, bukan? Oleh karena itu, penting untuk tahu cara menyimpannya dengan aman. Dengan perintah Save (simpan) atau Save As (simpan sebagai), file (fail/berkas) dokumen Microsoft Word penting Anda sudah dapat tersimpan dengan aman, namun Anda perlu tahu uraiannya seperti berikut.

1. Cara Menyimpan File di Microsoft Word Standar

Secara otomatis, program Office akan menyimpan dokumen MS Word Anda dalam folder default di drive hard disk PC atau laptop Anda. Namun, fail dapat disimpan pula dalam lokasi jaringan, CD ROM, DVD, desktop, flash drive, atau di “awan.” Selain itu, sebuah fail dapat pula disimpan dalam berbagai bentuk lain, seperti format PDF, RTF, serta CSV.

Sederhananya, di bawah ini beberapa langkah dalam menyimpan file Word document:

  1. Klik CTRL+S pada keyboard (papan tombol) atau pilih menu File > Save (simpan).
  2. Cara cepat: pilih ikon disket (simpan) yang terletak di bagian paling atas kiri Toolbar.

cara menyimpan file di microsoft word

  1. Jika file Word belum pernah disimpan sebelumnya, maka akan muncul kotak dialog penyimpanan file. Selanjutnya menentukan lokasi untuk menyimpan file, berikan nama file (file name), tentukan type file, dan terakhir klik tombol Save.

Di Word versi-versi terbaru, kotak dialog penyimpanan agak sedikit berbeda dengan Word versi lama dan mungkin agak membingungkan bagi sebagian orang.

Misalnya di Word 2019, kotak dialog penyimpanan tampilannya seperti gambar di bawah. Bagi yang belum tahu, cara menyimpan berkas file melalui kotak dialog seperti ini adalah sebagai berikut.

Pada angka 1 : Ketikkan nama file.

Pada angka 2 : Klik tulisan docx dan tentukan type file. Kalau mau menggunakan type file docx, berarti tidak perlu dirubah.

Pada angka 3 : Tentukan lokasi penyimpanan. Jika lokasi penyimpanan yang Anda inginkan belum ada, klik More Locations.

Pada angka 4 : Klik tombol Save untuk menyimpan file.

kotak dialog penyimpanan file di word terbaru

Jika tidak ingin menggunakan kotak dialog seperti di atas untuk menyimpan file Microsoft Word, klik tulisan More save options. Kemudian klik Browse, tentukan lokasi penyimpanan, berikan nama file, tentukan type file, dan terakhir klik tombol Save.

2. Prosedur Save As (Simpan Sebagai) di MS Word Terbaru

Pada MS Word 2016-2019, untuk membuat fail baru berdasarkan fail yang telah tersimpan, sebaiknya lakukan prosedur simpan salinan dahulu sebelum Anda membuat perubahan. Fail asli Anda pun tak akan berubah dan semua hasil penyuntingan hanya akan terjadi pada salinan berkas baru.

  1. Tekan F12 pada papan tombol (tidak semua laptop mendukung), atau klik File > Save As (simpan sebagai).
  2. Secara default, aplikasi Office akan menyimpan salinan berkas di lokasi sama dengan berkas aslinya. Bila ingin mengubah lokasi atau menyimpan salinan fail baru pada lokasi lainnya, pilihlah lokasi tersebut segera. Jika sudah, lanjut ke langkah berikutnya.
  3. Berikan nama untuk salinan fail baru, kemudian tekan opsi simpan.
  4. Dengan demikian, fail asli secara otomatis tertutup. Kini Anda akan bekerja dalam salinan file yang baru.

3. Cara Menyimpan File di Microsoft Word Menggunakan OneDrive

Anda khawatir kehilangan data, berkas file corrupted (rusak), atau tertutup secara tiba-tiba karena virus atau kesalahan teknis lainnya? Simpan saja cadangannya di “awan.” Ini memungkinkan Anda untuk mengaksesnya dari mana pun dan kapan pun.

Penyimpanan di “awan” (online) ini juga mempermudah berbagi fail dengan rekan kerja, teman, dan keluarga. Gunakan layanan OneDrive atau SharePoint yang terhubung ke MS Office. Dengan begitu, fail Anda akan tersimpan secara daring (online) di situs web OneDrive.com, serta secara luring (offline) dalam folder OneDrive di laptop atau PC Anda.

Prosedur Penyimpanan File ke OneDrive

Berikut ini cara menyimpan file di microsoft word dengan aman di “awan” atau secara daring (menggunakan akses internet).

cara menyimpan file word di onedrive

  1. Dokumen terbuka di MS Office Word, klik menu File > Save As (simpan salinan sebagai) > OneDrive.
  2. Jika tidak dapat masuk folder, klik opsi masuk. Pastikan Anda juga sudah mendaftarkan akun Microsoft/Microsoft 365. Jika akun Anda telah terdaftar, simpan fail ke folder OneDrive.
  3. Cara cepat: buka situs web OneDrive.com di browser, lalu tarik file dokumen dengan kursor ke folder penyimpanan di situs tersebut. Hal ini juga dapat dilakukan pada tablet serta ponsel Anda. Pastikan gawai Anda terhubung dengan internet.
  4. Akan lebih baik lagi bila Anda mengunduh dan memasang aplikasi OneDrive pada semua perangkat Anda. Aplikasi ini tak hanya tersedia di browser komputer, tapi juga di iOS, Android, serta Windows Phone. Penyimpanan fail pun akan lebih menyeluruh, sehingga fail dapat dicadangkan pada komputer sekaligus di “awan.”

4. Cara Menyimpan File di Microsoft Word Sebagai Format Lainnya

Bila Anda hendak menyimpan file dalam bentuk lain sehingga file tersebut dapat dibuka dalam program selain Word atau program versi yang lebih tua, Anda dapat melakukan prosedur berikut.

kotak dialog save as microsoft word rtf

  1. Pilih atau klik tab File > Save As (simpan sebagai)
  2. Pilih lokasi penyimpanan, seperti OneDrive, laptop atau PC, lalu dalam kolom nama file, ketik nama baru.
  3. Di bawah kolom nama fail, ada kolom daftar Save As Type (simpan sebagai tipe). Pilih jenis file dengan cara klik format/bentuk file yang diinginkan, misalnya, Format Teks Kaya (.rtf), Berbatas Koma (.csv), Halaman Situs Web (.htm / .html), atau Word 97-2003 (.doc).
  4. Klik Save (simpan)
  5. Anda juga dapat menyimpan dalam bentuk file PDF (.pdf) atau pun XPS (.xps) dengan cara mengonversi fail.

5. Cara Menyimpan File MS Word Dengan Password

Jika ingin menyimpan file Word dengan password agar tidak sembarang orang bisa membukanya, caranya seperti ini:

  1. Klik menu File > Save As. Atau jika file belum pernah disimpan sebelumnya, bisa langsung tekan Ctrl+S pada keyboard, kemudian klik More save options.
  1. Jika kotak dialog Save As tidak langsung muncul (di Word versi-versi terbaru), klik Browse.
  1. Pada kotak dialog Save As, tentukan lokasi penyimpanan file, nama file, dan jenis file Word. Selanjutnya klik Tools > General options…

cara menyimpan file di word dengan password

  1. Pada bagian Password to open (1), ketik password yang diinginkan. Klik tombol OK (2) dan akan muncul kotak dialog Confirm Password. Kemudian ketikkan kembali password yang diinginkan (3) dan harus sama dengan yang diketikkan di angka 1. Terakhir klik tombol OK (4).

kotak dialog memberi password di word

  1. Setelah kembali ke kotak dialog Save As, klik Save.
  1. Tutup file Word. Kemudian tes untuk membukanya dengan password yang salah dulu. Jika tidak bisa dibuka, kemudian coba buka kembali dan masukkan password yang benar.

Masukan password word anda

Demikian pembahasan mengenai cara menyimpan file di microsoft word dengan mudah, cepat, dan aman. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi Anda yang harus aktif menggunakan software MS Word.