Cara Membuat Slip Gaji di Word dengan Mail Merge

Membuat slip gaji menggunakan word secara manual akan menghabiskan banyak waktu. Berikut adalah cara membuat slip gaji di word menggunakan fitur mail merge.

Slip gaji adalah berkas penting yang diberikan oleh perusahaan sebagai bukti penerimaan gaji. Dengan menerima slip gaji resmi, seorang karyawan perusahaan dapat melihat rincian gaji bersih yang mereka terima setelah adanya pajak, potongan, dan lain-lain.

Setiap perusahaan tidak wajb memberikan slip gaji. Seperti yang dijelaskan dalam UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan tidak ada ketentuan yang mengharuskan perusahaan memberi slip gaji pada karyawannya.

Namun, pada Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan mengatur dengan jelas bahwa pengusaha harus memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima oleh pekerja pada saat upah dibayarkan. Hal in berarti bukti pembayaran gaji yang harus diberikan kepada karyawan tidak harus dapat berupa slip gaji.

Jika tidak harus, lalu mengapa perusahaan anda harus memberikannya? Hal tersebut karena adanya manfaat slip gaji bagi karyawan. Salah satunya adalah untuk mengetahui apakah gaji yang diterima sudah sesuai dengan haknya, selain itu dengan adanya transparansi antara perusahaan dan karyawan akan meningkatkan rasa saling percaya.

Selain untuk mengetahui nominal gaji secara rinci, para karyawan juga akan mendapatkan manfaat lainnya. Mereka bisa mengajukan cicilan untuk kepemilikan rumah, menjadikan referensi dalam melamar pekerjaan baru, dan keperluan-keperluan lainnya.

Selain terhindar dari pelanggaran UU, ada manfaat yang diberikan slip gaji untuk perusahaan. Manfaat tersebut salah satunya adalah sebagai bukti nyata bahwa perusahaan telah melakukan kewajibannya untuk membayar para karyawan.

Format slip gaji setiap perusahaan tentunya berbeda-beda. Ada banyak referensi di internet jika perusahaan anda ingin membuat format baru. Namun ada beberapa informasi karyawan yang wajib ada, seperti nama lengkap, nomor KTP, pajak, potongan asuransi, potongan BPJS kesehatan, bonus, dan periode gaji.

Artikel ini menggunakan fitur mail merge sebagai pembantu untuk membuat slip gaji pada Microsoft Word. Fungsi dari mail merge secara umum adalah untuk menghasilkan beberapa surat, tag nama, dan yang lainnya menggunakan informasi yang disimpan dalam suatu daftar, spreadsheet atau database. Dengan begitu anda tidak perlu menulis satu persatu kepada siapa dokumen tersebut ditujukan dan perhitungan gaji menjadi lebih mudah.

Cara Membuat Slip Gaji di Word Menggunakan Mail Merge

Garis besar tahapan membuat slip gaji dalam artikel ini ada 3. Yang pertama adalah membuat database di Excel, yang kedua membuat dan mendesain form slip gaji di word, dan yang ketiga menghubungkan database Excel dengan form di Word menggunakan tool mail merge.

Adapun uraian masing-masing tahapan adalah sebagai berikut.

1. Membuat Database atau Spreadsheet

Langkah pertama dalam membuat slip gaji dengan Microsoft Word adalah dengan membuat spreadsheet dengan Excel. Masukkan data yang diperlukan seperti nama, NIK, gaji pokok, tunjangan, asuransi, pajak, dan juga gaji bersih. Pastikan anda memasukkan informasi dengan detail dan benar.

Selain hal-hal yang disebutkan diatas, periode gaji juga merupakan salah satu informasi penting. Setiap perusahaan memiliki periode gaji dan sistem penggajian yang berbeda-beda. Hal ini menjadi penting untuk data perusahaan apabila ada complaint atau untuk menyocokkan data keuangan. Setelah selesai menginput data, anda dapat menyimpan berkas tersebut untuk digunakan di langkah sejanjutnya.

Contoh database karyawan atau data gaji karyawan dalam format Excel untuk pembuatan slip gaji seperti gambar di bawah ini.

contoh database slip gaji excel

2. Buat Format Slip Gaji di Word

Setelah anda menyimpan berkas Excel anda, silahkan buka Microsoft Word dan atur halaman menjadi dua kolom dengan klik “Page Layout” kemudian “Columns”, terdapat beberapa pilihan, pilih “Two”. Setelah itu, masukkan judul data yang akan di-merge seperti yang dibuat di Excel. Hanya judul datanya saja.

Untuk contoh format slip gaji banyak tersedia di Google, Anda bisa search dan memilih salah satu. Kalau tidak ada yang cocok, Anda bisa memodifikasi contoh-contoh slip gaji di Google sesuai kebutuhan.

Misalnya dalam pembuatan tutorial ini, saya download contoh slip gaji karyawan dalam format Word dari situs http://www.manajemensdm.net/free-download/. Bentuknya seperti gambar di bawah ini.

cara membuat slip gaji di word

3. Gunakan Mail Merge

Setelah judul data pada Word sesuai dengan yang ada di berkas Excel sebelumnya. Anda bisa mulai menggunakan fitur mail merge dengan klik menu “Mailings”, kemudian pilih “Start Mail Merge” dan muncul beberapa pilihan, pilihlah “Step by step Mail Merge”.

Setelah itu akan muncul jendela baru atau sidebar, klik “Letters” dan klik “Next: Starting document” yang terletak di bagian bawah. Kemudian, pilih “Next: Select recipients”. Maka akan muncul jendela baru lagi, jika tidak muncul makan klik pilihan “Browse”.

Dalam jendela pemilihan berkas, pilihlah berkas Excel yang sudah dikerjakan pada langkah 1, tekan “OK” dan “OK” sekali lagi. Kembali lagi ke Word anda dan tutup menu Mail Merge. Kemudian pilih menu “Mailings” dan “Insert Merge Field”. Pilih sesuai dengan apa yang akan diisi, pastikan kursor juga berada di depan judul dimana data tersebut akan diletakkan.

Klik “Preview Result” untuk melihat gambaran bagaimana penampakkan slip gajinya. Untuk melihat gambaran slip lainnya, anda dapat klik simbol arah panah. Jika ingin menambahkan format Rp, tekan ALT+F9 kemudian tambahkan \#Rp#,##0 sehingga menjadi {MERGEFIELD F8\#Rp#,##0}, tekan kembali ALT+F9 untuk menghilangkannya. Untuk cetak slip gaji, bisa klik Finish & Merge > Print Documents.

Untuk tutorial detail mail merge, Anda bisa lihat di Cara Membuat Mail Merge di Word.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, anda dapat dengan mudah membuat slip gaji karyawan pada dokumen Microsoft Word.  Format dan bentuk slip gaji ada berbagai macam seperti Word, Excel dan online sehingga tidak terbatas pada format ini saja. Gunakanlah bentuk yang nyaman digunakan oleh perusahaan anda.

Demikian pembahasan artikel mengenai cara membuat slip gaji di word dengan fitur mail merge ini. Semoga dapat bermafaat untuk anda.