Cara Membuat Mail Merge di Word dengan Praktis dan Mudah

Ingin tahu cara membuat Mail Merge di Word secara praktis dan mudah? Yuk, simak penjelasan langkah-langkahnya di artikel ini.

Pernahkah Anda menggunakan Mail Merge? Mail merge sering digunakan untuk membuat surat undangan atau sertifikat. Cara membuat Mail Merge di Word cukup praktis dan mudah.

Program ini termasuk dalam fitur di aplikasi Microsoft Word. Membuat undangan dan sertifikat menjadi lebih ringan dengan bantuan Mail Merge Word. Tinggal ganti nama dan alamat secara manual.

Program ini juga memudahkan Anda untuk menukar data nama penerima. Penukaran data memerlukan bantuan database dari Microsoft Excel. Setelah itu, data baru bisa dicetak.

Bagi sebagian orang, menggunakan Mail Merge cukup rumit. Namun, dengan panduan lengkap, Anda bisa membuat Mail Merge di Microsoft Word. Yuk, simak penjelasannya.

Apa itu Mail Merge?

Mail Merge merupakan fitur yang terdapat di MS Word. Fitur ini sering digunakan untuk membuat surat dengan penerima yang berbeda secara mudah dan cepat. Anda bisa membuat banyak surat ke masing-masing penerimanya.

Fitur Mail Merge sering digunakan untuk membuat surat undangan, sertifikat, amplop, atau label. Penggunaan Mail Merge membutuhkan dua jenis dokumen:

1. Dokumen master

Dokumen master berupa dokumen Word utama. Isi dokumen biasanya sama untuk semua penerima.

2. Sumber data (data source)

Sumber data (data source) biasanya berisi tentang nama penerima dan alamatnya. Data bisa berasal dari Microsoft Excel, Access, atau kontak pada Outlook.

Tahapan Cara Membuat Mail Merge di Word

Jika pekerjaan menuntut Anda untuk membuat undangan atau sertifikat, fitur Mail Merge pada Microsoft sangat membantu. Apalagi jika penerima undangan atau sertifikat berjumlah banyak dan berbeda.

Ingin tahu cara membuat Mail Merge di Word? Simak panduan lengkap cara membuatnya di bawah ini.

1. Siapkan sumber data

Hal pertama yang harus dilakukan adalah menyiapkan sumber data. Ada baiknya sumber data ini dalam format Excel. Tujuannya adalah:

  • Mudah mengontrol serta menambah data baru.
  • Mudah untuk memperbaiki kesalahan.
  • Mudah menyalin data dari sumber data di Excel ke lembar kerja lain.

2. Buat sumber data

Jika sumber data belum disiapkan, Anda bisa mulai membuatnya. Buat sumber data di lembar kerja Excel. Data tersebut harus berisi tentang identitas penerima.

Jika Anda berencana membuat undangan, maka data bisa berisi tentang nama dan alamat. Apabila Anda ingin membuat sertifikat, data harus berisi nama serta instansi, sekolah, atau tempat kerja penerima.

Berikut ini contoh data Nama Perusahaan dan Alamat yang sudah dibuat di Excel, kemudian di simpan atau di Save dengan nama file Daftar Undangan.

contoh daftar nama undangan

3. Buat dokumen master

Langkah selanjutnya adalah membuat dokumen master. Membuat dokumen master cukup sederhana. Anda bisa menulis dokumen di Microsoft Word. Adapun panduan membuat dokumen master dijelaskan di bawah ini.

  • Tulis isi dokumen master di Word
  • Simpan isi dokumen, misalnya dengan nama Master Surat.
  • Beri spasi untuk menulis nama dan alamat.
  • Biarkan dokumen master tetap terbuka.

Di bawah ini adalah contoh sederhana dokumen master.

contoh master dokumen untuk mail merge

4. Gabungkan sumber data dengan dokumen master

Berikut ini merupakan panduan menggabungkan sumber data dengan dokumen master.

  • Buka menu Mailings dan grup Start Mail Merge.
  • Pilih dan klik Start Mail Merge.
  • Pilih format dokumen yang akan dijadikan master. Untuk contoh ini saya akan menggunakan Normal Word Document.

cara membuat mail merge di word

  • Pilih sumber data dengan cara klik menu Select Recipients yang ada pada menu Mailings di bagian grup Start Mail Merge.
  • Pilih menu Use an Existing List.

memilih sumber data mail merge

  • Klik kotak dialog Select Data Source untuk mencari lokasi file Excel yang akan dijadikan sumber data.
  • Klik Open untuk memunculkan kotak dialog Select Table.

kotak dialog select data source mail merge

  • Pilih dan klik nama lembar kerja yang berisi sumber data. Misalnya Sheet1.
  • Centang kotak First row of data contains column headers.
  • Klik Ok.

kotak dialog select table mail merge

  • Masukkan data field pada tempatnya masing-masing. Caranya taruh kursor setelah tanda titik dua.
  • Klik Insert Merge Field pada Mailings tab di bagian Write & Insert Fields.
  • Pilih Alamat.

cara memasukkan field mail merge

  • Lakukan juga hal yang sama pada Nama sampai muncul tulisan seperti gambar di atas («Nama_Perusahaan»).
  • Atur format surat sesuai kebutuhan. Anda bisa menambahkan tulisan dan gambar apapun ke dokumen master ini. Misalnya menambahkan kop surat, isi surat, dll.
  • Klik Preview Results untuk melihat hasil penggabungan.

hasil pembuatan mail merge di word

Apabila Anda ingin menambahkan data baru, lakukan cara ini.

  • Buka file Excel yang dijadikan sumber data dengan Aplikasi Microsoft Excel. Kemudian tambahkan data dan kalau sudah jangan lupa simpan atau Save file.
  • Pada dokumen master di Word, pilih menu Mailings di bagian Start Mail Merge.
  • Pilih menu Edit Recipient List dan klik.
  • Kosongkan kotak di kotak dialog Mail Merge Recipients.
  • Klik nama dokumen pada sumber data untuk menambahkan data baru dari Excel.
  • Klik tombol Refresh untuk menampilkan data baru.
  • Klik Preview Results lagi untuk melihat hasil penggabungan dan penambahan data.

5. Menyimpan dan mencetak Mail Merge

Langkah selanjutnya adalah menyimpan dan mencetak Mail Merge. Setelah Mail Merge di MS Word dibuat, simpan dan cetak isi suratnya. Berikut ini adalah urutan cara menyimpan dan mencetak surat di Mail Merge.

  • Pilih menu Finish & Merge dan klik.
  • Pilih menu Print Documents untuk mencetak.

cara print mail merge word

  • Klik All, Jika Anda ingin mencetak semua isi surat.
  • Pilih Current record, jika Anda ingin mencetak surat pada halaman aktif.
  • Tulis nomor urut data pada kotak From and To untuk mencetak surat tertentu.
  • Klik menu Edit Individual Documents untuk menyimpan hasil gabungan surat ke dokumen baru.
  • Lakukan hal yang sama untuk menyimpan hasil surat dengan nomor tertentu.

Inilah cara membuat Mail Merge di Word yang lengkap dan mudah. Ikuti dan praktikkan caranya. Selamat mencoba!