Cara membuat kop surat di Word 2010 sebenarnya tidak jauh berbeda dengan di versi Microsoft Word lain. Namun demikian, sebelum memikirkan cara membuat kop surat, ada baiknya Anda juga mengetahui apa saja informasi yang harus Anda letakkan di sana.
Untuk membantu Anda membuat kop surat yang baik dan benar, berikut ini beberapa hal tentang kop surat serta langkah-langkah untuk membuatnya yang perlu Anda ketahui.
Pengertian dan Fungsi Kop Surat
Kop surat atau kepala surat merupakan salah satu bagian penting dalam dokumen perusahaan. Dalam hal ini, kop surat berfungsi sebagai alat pengenal perusahaan selaku pengirim surat karena berisi informasi identitas perusahaan atau instansi terkait. Selain sebagai identitas, kop surat juga berfungsi membedakan surat resmi dan nonresmi.
Pemberian kop surat kemudian juga dikaitkan dengan kredibilitas perusahaan. Dengan kata lain, meski terlihat sepele, kop surat yang menyajikan informasi yang jelas secara tidak langsung dapat membangun kepercayaan antara perusahaan dan penerima surat.
Tata letak, logo, jenis huruf, ketajaman tinta, dan bahan kertas yang Anda gunakan pun ternyata dapat memengaruhi kesan penerima surat. Dengan memberikan informasi selengkap mungkin, kop surat kemudian juga dapat menjadi media promosi atau iklan. Misalnya, ketika Anda menyematkan informasi tentang situs perusahaan yang dapat dikunjungi penerima surat.
Bagian-bagian Kop Surat
Sebagaimana telah dijelaskan di atas, kop surat merupakan bagian dari identitas pengirim surat. Keberadaannya penting, utamanya untuk surat-surat yang bersifat resmi. Adapun beberapa data yang harus ada dalam sebuah kop surat perusahaan atau instansi adalah sebagai berikut.
- logo perusahaan;
- nama perusahaan;
- alamat perusahaan;
- nomor telepon perusahaan;
- faksimile perusahaan (jika ada);
- alamat e-mail perusahaan;
- situs perusahaan;
- izin perusahaan; dan
- nomor notaris.
Tahap Persiapan Membuat Kop Surat di Microsoft Word
Sebelum memulai untuk membuat kop surat di Microsoft Word, pastikan Anda melakukan beberapa persiapan sebagai berikut.
- Siapkan data perusahaan seperti yang telah disebutkan di atas.
- Siapkan logo perusahaan atau instansi dalam format png.
- Atur margin dan ukuran kertas terlebih dahulu.
- Untuk mengatur margin dan ukuran kertas, klik tab “Page Layout”.
- Kemudian pilih “Margin” dan masukkan angka ukuran margin sesuai ketentuan perusahaan Anda. Untuk referensi, bisa baca tutorial Cara Mengatur Margin di Word.
- Untuk mengatur ukuran kertas, Anda dapat mengatur melalui opsi “Size” yang juga tersedia pada tab “Page Layout”. Untuk referensi, bisa baca tutorial Cara Mengatur Ukuran Kertas di Microsoft Word.
- Ubah mode lihat lembar kerja Anda ke dalam bentuk “Print Layout”, yakni dengan klik tab “View”, lalu pilih opsi “Print Layout”.
Cara Membuat Kop Surat di Word 2010 Ke Atas
Setelah melakukan tahapan persiapan di atas, Anda dapat memulai langkah selanjutnya dalam membuat kop surat. Sebagai panduan, berikut adalah cara membuat kop surat di Word 2010 ke atas yang dapat Anda ikuti.
Membuat Tabel 2 Kolom
- Klik dua kali pada bagian header halaman (bagian paling atas halaman).
- Klik tab Design, ceklis bagian “Different First Page”.
- Rubah “Header from Top” menjadi 0,5 cm.
- Klik tab Insert, pilih Table, kemudian buat tabel 2 kolom. .
- Kecilkan kolom tabel sebelah kiri yang kira-kira pas untuk memuat logo.
Untuk referensi lebih detail mengenail tabel, silakan baca tutorial Cara Membuat Tabel di Microsoft Word.
Cara Memasukkan Teks Kop Surat
- Ketik identitas perusahaan dan alamatnya pada kolom tabel sebelah kanan.
- Blok semua teks, klik tab Home, kemudian pada bagian Paragraph, klik Center (Rata tengah).
- Blok nama instansi atau perusahaan (kecuali nama jalan), kemudian perbesar ukuran font nya, misalnya menjadi 18 dan Bold.
- Blok nama jalan, kemudian perkecil ukuran font nya, misalnya menjadi 9.
Cara Menambahkan Logo
- Letakkan kursor di kolom tabel sebelah kiri.
- Sisipkan logo dengan klik tab “Insert”, kemudian pilih “Picture”.
- Jika logo terlalu besar atau terlalu kecil, lakukan klik kanan pada logo, kemudian pilih Size and Position.
- Pada bagian Scale, kecilkan persentase untuk memperkecil logo dan besarkan persentase lebih dari 100 % untuk memperbesar logo.
- Blok tabel, klik tab Layout, kemudian klik icon Align Center.
- Hasilnya, logo akan berada persis di tengah-tengah kolom tabel sebelah kiri dan teks akan berada persis di tengah-tengah kolom tabel sebelah kanan.
Cara Membuat Border Kop Surat
- Blok tabel, klik tab Home, pilih Borders pada bagian Paragraph, kemudian klik Borders and Shading.
- Pada kotak dialog Borders and Shading, klik tab Borders. Kemudian pada bagian Width, pilih garis tebal sesuai kebutuhan (Misalnya seperti gambar di bawah) dan hilangkan garis bagian kiri, atas, dan kanan dengan cara mengkliknya. Sisakan garis bawah saja, terakhir klik tombol OK.
- Hasil seluruh tahapan di atas, tampak seperti gambar di bawah. Tinggal cek dan ricek lagi apakah sudah sesuai dengan keinginan, kalau sudah bisa klik Close Header and Footer atau lakukan dobel klik di luar area header.
Cara Membuat Kop Surat Menggunakan Template Ms. Word
Selain membuat dengan cara manual seperti di atas, Microsoft Office Word versi 2010 ke atas juga menyediakan berbagai desain template kepala surat yang dapat Anda gunakan. Cara membuatnya pun cukup mudah. Berikut ini langkah-langkah membuat kop surat yang dapat Anda ikuti.
- Buka aplikasi Microsoft Office Word 2010.
- Klik tab “File” pada toolbar Microsoft Office Word 2010.
- Pilih opsi “New”, kemudian pilih “Letter”.
- Pilih format desain yang sesuai dengan keinginan Anda, lalu klik create.
- Isi data yang dibutuhkan sesuai dengan yang telah Anda siapkan sebelumnya.
Template kop surat yang disediakan Word terbatas. Mungkin Anda akan kesulitan menemukan template yang persis sesuai dengan keinginan. Kalau mau, paling dari template yang ada di modif sedikit agar sesuai keinginan.
Demikian cara membuat kop surat di Word 2010 yang dapat Anda ikuti. Terlepas dari hal teknis di atas, penting bagi Anda untuk mengecek kesesuaian data. Hal ini karena, sebagaimana telah disinggung di atas, kop surat merupakan identitas perusahaan sehingga data yang tertulis di sana haruslah valid.
Untuk logo, pastikan gambar dalam format png. Hal ini untuk menghindari gambar pecah ketika ukurannya diperbesar atau dicetak. Jika memungkinkan, gunakan logo dengan latar belakang transparan agar tidak merusak tampilan jika sewaktu-waktu Anda harus mencetaknya di atas kertas dengan warna berbeda.