2 Cara Membuat Absensi di Word dengan Mudah

Microsoft Office Word merupakan perangkat lunak andalan Microsoft yang sangat populer di masyarakat, terlebih lagi di lingkungan perkantoran. Sebenarnya pemanfaatan aplikasi ini tidak terbatas pada pekerjaan yang terkait dengan pengolahan kata, kita bahkan dapat menggunakannya untuk menyusun daftar hadir. Berikut cara membuat absensi di Word yang langkah-langkahnya terbilang mudah untuk diikuti dan dipraktikkan.

Cara Membuat Absensi di Word dari Nol

Banyak orang terbiasa memakai Word untuk berbagai pekerjaan karena dinilai lebih gampang digunakan daripada aplikasi lain, termasuk untuk pembuatan daftar hadir. Adapun langkah-langkah membuat absensinya seperti berikut ini.

  1. Langkah pertama tentu kita harus memastikan bahwa aplikasi Word telah terpasang di komputer yang akan dipakai dan kemudian membukanya. Sebenarnya semua versi Word dapat digunakan untuk membuat daftar hadir, namun perlu diingat akan timbul beberapa kesulitan jika kita ingin berbagi file daftar hadir tersebut ke perangkat dengan versi Word yang berbeda.  logo aplikasi ms word di windows
  1. Selanjutnya adalah membuka lembar dokumen baru di Word. Untuk contoh, saya menggunakan Word 2019, jadi langkah selanjutnya klik tab File di kiri atas. tab file word
  1. Klik New, kemudian klik Blank document. blank document word
  1. Setelah terbuka lembar dokumen baru, kita dapat langsung mengetik judul dan mengatur posisinya dengan menekan “Ctrl+E” agar terletak di tengah halaman. Contoh judul seperti gambar di bawah ini. Buat judul daftar hadir
  1. Masuk ke pembuatan kolom-kolom untuk diisi nama, hari, tanggal, keterangan, dan lain sebagainya dengan cara membuat tabel. Caranya ketika klik “Insert” maka akan terbuka pilihan menu yang dapat ditambahkan ke halaman dokumen. Pilih “Table” lalu sorot di bagian kotak-kotak baik horizontal maupun vertikal sesuai kebutuhan, tabel akan muncul secara otomatis di lembar kerja.
    insert tabel untuk buat absensi cara 1
  1. Jika kolom yang telah dibuat ternyata berlebih, tinggal menghapusnya dengan menyorot kolom yang akan dibuang lalu klik kanan dan pilih “Delete Cells”. Sedangkan jika kolom dirasa kurang dapat ditambahkan kembali, tekan “Shift” pada kolom kemudian klik kanan dan pilih “Insert”.
  2. Bila memang sudah tahu pasti berapa jumlah kolom dan baris yang diperlukan, bisa langsung klik “Insert Table” di menu “Table” tadi. insert tabel untuk buat absensi
  1. Pada bagian “Table size”Atur banyaknya kolom yang akan dibuat pada “Number of columns” dan jumlah barisnya pada “Number of rows”. Klik “Ok” ketika jumlahnya sudah sesuai. insert tabel dengan kolom dialog insert tabel
  2. Kita dapat menggabungkan dua kolom atau lebih dengan cara meletakkan kursor pada tabel, kemudian klik “Eraser” dari menu “Table tools”, lalu hapus garis yang menjadi pembatas antara kolom-kolom yang ingin digabungkan. Biasanya penggabungan kolom ini dibutuhkan agar ada ruang yang cukup untuk memasukkan keterangan-keterangan, seperti jam datang dan pulang karyawan.
  3. Jika kolom dan baris yang dibutuhkan selesai dibuat semua, tinggal mengisinya dengan teks. isi judul tabel dengan keterangan
  4. Pengaturan-pengaturan khusus seperti tinggi dan lebar kolom, penggabungan kolom, penyortiran, dan lain-lain, semuanya bisa diakses pada menu “Layout” yang merupakan bagian dari “Table Tools”. merubah tinggi baris absensi
  5. Ketebalan garis pada kolom dan baris juga dapat diatur di menu “Layout”.
  6. Daftar hadir juga terkadang memerlukan penanda atau highlight pada kolom-kolom tertentu, umumnya menggunakan warna-warna terang supaya lebih terlihat. Cara mengaturnya tidak sulit, cukup arahkan kursor pada kolom yang akan diberi warna latar lalu klik “Shading” yang berada di menu “Design” dengan simbol gambar cat yang ditumpahkan. Dari semua pilihan warna yang muncul, kita tinggal klik di kotak warna yang diinginkan. memberi warna absensi
  7. Bila warna yang dimaksud tidak ada dalam kotak-kotak pilihan warna, klik “More Colors” atau gambar palet. Nanti akan muncul lebih banyak lagi pillihan warna.
  8. Tidak hanya pada kolom, kita juga dapat memberikan warna pada baris, garis, bahkan background menggunakan fitur-fitur yang dimiliki Microsoft Word. Pengaturannya ada di “Table Tools”.
  9. Jika daftar hadir telah rampung dibuat, kembali klik lambang Microsoft Office lalu pilih “Save As” untuk menyimpan dokumen di folder.

Cara Membuat Absensi di Word Menggunakan Templates

Microsoft Word mempunyai fitur templates. Kita dapat memanfaatkannya untuk menghemat waktu dalam proses pembuatan absensi atau daftar hadir. Berikut cara penggunaannya:

  1. Hubungkan laptop dengan koneksi internet.
  2. Klik tab File di pojok kiri paling atas Word.
  3. Klik New, kemudian pada kotak pencarian cari template yang sesuai. Misalnya saya mau mencoba mencari template dari kategori Education. mencari template absensi di word
  4. Saya coba pilih template Reading log dengan cara mengkliknya, kemudian klik tombol Create. template reading log word
  5. Edit template sesuai kebutuhan, misalnya untuk contoh saya mengeditnya menjadi seperti di bawah ini. cara membuat absensi di word dengan word
  6. Jangan lupa simpan template hasil edit agar bisa digunakan lagi dilain waktu. Caranya seperti biasa, klik tab File, kemudian pilih Save As.

Itulah cara membuat absensi di Word dengan memanfaatkan fitur-fitur bawaannya yang cukup lengkap. Untuk lebih memudahkan ketika harus membuat kembali daftar hadir, Microsoft Office Templates dalam format Word dapat menjadi pilihan. Tentu lebih ringkas dan praktis karena tidak perlu mengulang semua prosesnya dari awal.